La organización de conciertos es una labor cuya complejidad no se limita al marketing, a la publicidad o al booking y management de grupos musicales. Existen una serie de aspectos legales que se deben tener en cuenta de forma obligatoria. A continuación, vamos a ver los permisos para organizar un concierto que será indispensable solicitar para que tengan lugar estos eventos.
Los puntos clave para organizar un concierto
Es cierto que no todos los aspectos relacionados con la organización de un concierto requieren de solicitar permisos específicos a las autoridades. Es el caso de la difusión y el marketing, la contratación de los artistas, las negociaciones con los patrocinadores, la elección del staff y el equipo técnico…
Todos estos aspectos se gestionan sin la intervención de ningún organismo público, pero hay ciertos puntos clave en la organización de conciertos que necesitan de licencias o permisos expedidos, bien por las autoridades, bien por otros organismos involucrados de uno u otro modo.
Por ejemplo, sobre el espacio donde se celebrará el concierto, será imprescindible que este disponga de las licencias adecuadas en regla. Por ejemplo, para dispensar bebidas alcohólicas, al igual que sucede con los pubs y discotecas.
Además, el local o recinto debe contar con ventilación suficiente y un protocolo de medidas contra incendios, así como con un plan de evacuación y personal dedicado a la vigilancia. Dependiendo del evento, es posible que se necesite contar con la presencia de la Policía o de Protección Civil.
No hay que olvidar la disposición de baños públicos a disposición tanto del staff como de los asistentes, con su correspondiente circuito de saneamiento.
Requisitos y permisos para organizar un concierto
La repercusión que tienen los conciertos, como eventos públicos que son, hace que las autoridades locales requieran a los organizadores que cumplan con ciertos puntos para garantizar la seguridad de los ciudadanos o la conservación de las infraestructuras.
Por lo general, en España son las propias Comunidades Autónomas las que disponen las normas bajo cuyo amparo han de desarrollarse todos los eventos públicos; los ayuntamientos son, en última instancia, los encargados de proporcionar el conjunto de trámites y licencias para que estos tengan lugar. Muchos de estos trámites conllevan un coste, cuya recaudación gestionan las delegaciones de Hacienda de las localidades donde se celebran los eventos.
Póliza de seguros contra Accidentes y Daños
En todo evento público, las autoridades obligan al organizador a velar por la seguridad de los asistentes y a delimitar quién asumirá la responsabilidad civil ante posibles daños o accidentes durante el concierto. Los ayuntamientos suelen exigir que se contrate un seguro que cubra estas posibles situaciones. Sin esta póliza, no se otorgará ninguna licencia adicional.
Permiso de Realización
Es fundamental contar con un permiso de realización expedido por el ayuntamiento de la localidad donde se celebre el concierto. En este documento, las autoridades locales darán su conformidad con la celebración del evento en el lugar y el horario que se haya solicitado.
Permiso de Infraestructuras
Este permiso consiste en que el organizador obtenga la concesión de uso de infraestructuras públicas para la realización del concierto, si es que este no tuviera lugar dentro de un espacio privado (en cuyo caso, regiría la propia Licencia de Actividad del local donde transcurriese). Este trámite consiste en solicitar la Autorización de Actos en la Vía Pública al ayuntamiento de la localidad en cuestión.
Certificado de montaje
Asimismo, cada ayuntamiento se encarga de expedir un certificado con las directrices de montaje y desmontaje del equipo técnico necesario para el concierto, comprendiendo escenario, equipos de luces y sonido, carpas, etcétera.
Apoyo de la Policía
Dependiendo de la naturaleza o envergadura del concierto, puede ser que las autoridades locales soliciten la presencia de la Policía en aras de preservar la seguridad ciudadana. El organizador deberá facilitar toda la información que los Cuerpos de Seguridad requieran sobre el evento, así como darles libertad de actuación en el recinto. Esto puede incluir una concesión total de acceso y el permiso para el despliegue de un dispositivo policial.
Propiedad intelectual: licencia de la SGAE
La Sociedad General de Autores y Editores (SGAE) es una entidad privada dedicada a velar por los derechos de autor de los artistas adscritos a ella. Estos artistas incorporan su música (su propiedad intelectual) al repertorio SGAE, y cualquier reproducción que se haga en un lugar público ha de contar con el permiso de esta entidad. Las tarifas de este permiso van en función del precio de la entrada y del número de asistentes al concierto.
Aspectos legales sobre la organización de conciertos
Plan de evacuación
Como hemos visto, las autoridades dan una gran importancia a la seguridad de los asistentes, y el organizador debe actuar en consecuencia proporcionando un plan de evacuación en caso de emergencia en el recinto.
Instalación técnica
Asimismo, se necesitará que todo el equipamiento que se utilice durante el concierto sea inspeccionado por técnicos expertos para evitar desde un simple apagón hasta un posible incendio.
Revisión de infraestructuras
Es posible que puedan surgir problemas por un andamio mal colocado, una canaleta desprendida, unos escalones mal señalizados o unas gradas en mal estado. Es imprescindible acreditar que las infraestructuras están en buen estado, nuevamente siguiendo un criterio de máxima seguridad para los asistentes.
Adaptabilidad
En este aspecto no hablamos solo de las medidas protocolarias contra la COVID-19 que, si bien se están relajando en todo el país, no se descarta que en algún momento puedan volver: limitación de aforo, colocación de butacas con la suficiente distancia de seguridad y de puntos de desinfección… También se trata de dotar al espacio del concierto de accesos para personas con movilidad reducida.
Estos son los permisos más comunes para organizar un concierto en todo el territorio español. Dado que cada ayuntamiento tiene unas ordenanzas propias en materia de organización de espectáculos, la mejor forma de preparar estos eventos es seguir las indicaciones de las autoridades locales en todo momento. Como puedes ver, es bastante trabajo: contacta con nosotros y pondremos en marcha todos los trámites necesarios para que la obtención de licencias y permisos no sea un impedimento para la organización del concierto.
