A la hora de organizar un acto es esencial conocer los tipos de financiación para eventos que existen, porque es imprescindible contar con el capital necesario para poder ponerlo todo en marcha y que el público pueda disfrutarlo.
De hecho, uno de los primeros pasos a dar dentro de la organización es determinar si el acto es financieramente viable. Para ello tenemos que saber cuánto nos va a costar y cómo podemos obtener el dinero que nos hace falta.
¿Cuáles son los tipos de financiación para eventos?
Venta de entradas o inscripciones
Cuando se trata de cómo organizar un concierto, en lo primero que se suele pensar es en la venta de entradas. Esto nos indica que esta es una de las formas de financiación más importantes a tener en cuenta.
De hecho, en la inmensa mayoría de los eventos una buena parte de la cantidad del dinero que hace falta para la organización se obtiene a través de la venta de entradas o inscripciones. Eso sí, para poder empezar con la venta hay que tener claro de antemano qué día, a qué hora y dónde será el acto. Y hay que escoger muy bien los canales a través de los que se llevará a cabo la venta.
Sponsors o patrocinadores
La esponsorización o patrocinio es otra de las formas clásicas de conseguir financiación para un evento. Implica que una marca aporta capital a cambio de conseguir mayor repercusión social. Porque todos los interesados en el acto sabrán que una determinada marca ha estado implicada en el mismo.
Para los patrocinadores esto supone una forma de hacerse publicidad y también de mejorar su imagen de marca.
Merchandising
Esto no siempre es posible, pero, si el evento es especialmente popular, se pueden vender todo tipo de productos relacionados con el mismo. Tanto antes de la celebración como durante la misma.
Camisetas, pulseras, tazas… Lo importante es elegir productos de merchandising que encajen bien en el tipo de evento de que se trate. Por ejemplo, en un concierto es fácil vender camisetas, mientras que en un acto de corte profesional puede ser mejor idea vender agendas y cuadernos.
Fondos Públicos
Algunos eventos, especialmente los que tienen un carácter más social, pueden llegar a contar con financiación pública. Es el caso de actividades que se organizan sin ánimo de lucro y buscan recaudar fondos para alguna buena causa.
Es normal que las Administraciones, muy especialmente los Ayuntamientos, se acaben involucrando de alguna forma y aportando recursos o, en su defecto, medios que pueden ayudar a ahorrar dinero, como ceder gratuitamente un local para la celebración.
También es habitual la aportación pública por un interés social, cultural o económico dentro de los objetivos del Ayuntamiento o Institución (Diputaciones, Gobiernos Autonómicos) como el interés por una programación cultural de nivel para sus ciudadanos, la captación de turistas que puedan asistir a esos eventos y que además realicen un consumo asociado a su asistencia ya sea de manera directa o indirecta mediante el impacto en las acciones de marketing que se realizan a nivel regional, nacional o internacional (suele ser una estupenda forma de promocionar la localidad, región, incluso el país) para ello se suelen realizar multitud de estudios de impacto económico que confirman el retorno de la inversión realizada.
Expositores
Hay muchas empresas y profesionales que están dispuestos a tomar parte en un evento si se les deja tener un stand o expositor en el que dar a conocer sus productos o servicios. Esta también puede ser una buena vía de financiación.
Lo que se suele hacer es cobrar una tasa a los interesados por tener allí su expositor y vender sus productos u ofrecer información sobre los mismos. De hecho, así es como suelen financiarse muchas ferias.
¿Cómo financiar tu evento?
Ahora que ya conoces los diferentes tipos de financiación para eventos, es hora de buscar el más adecuado para tu proyecto. Aunque los mecanismos que hemos visto son viables, lo cierto es que no todos ellos pueden aplicarse en todo tipo de eventos.
Para empezar, todo depende de si es una actividad de tipo lúdico o de corte profesional. Si es un acto orientado hacia el entretenimiento funcionará muy bien el merchandising. Los asistentes estarán deseando comprar camisetas y todo tipo de recuerdos.
Por el contrario, si estamos ante la organización de un evento más profesional, entonces seguramente funcionará mejor la estrategia de contar con expositores que tengan negocios relacionados con el acto. Por ejemplo, a una feria sobre empleo pueden estar interesados en acudir y tener un stand empresas de trabajo temporal, especialistas en imagen personal, psicólogos, etc.
En cuanto al patrocinio o esponsorización, esta alternativa suele funcionar bien en todo tipo de eventos. La clave es encontrar empresas que se identifiquen de alguna forma con el acto que se está organizando y tengan interés en colaborar.
Por último, está la venta de entradas y suscripciones, que es un mecanismo al que puedes recurrir en eventos de cualquier naturaleza, siempre y cuando haya gente dispuesta a pagar por acudir a ellos. Como decíamos antes, es importante tener claros los datos de fecha, horario y lugar del evento antes de comenzar la venta de entradas, porque cualquier cambio posterior puede dar lugar a confusiones y problemas.
Tipos de financiación a los que puede optar una empresa
Además de los medios que hemos visto, las empresas que organizan eventos también pueden recurrir directamente a pedir financiación a entidades bancarias y de crédito.
Si se dispone de una póliza de crédito, se puede acceder de forma inmediata al dinero que hace falta y luego reintegrarse una vez recuperado el mismo. Para este tipo de productos no se suele pedir un aval, pero sí es necesario contar con una buena facturación. De ahí la importancia de saber cómo realizar la factura de una actuación musical o de cualesquiera otros servicios prestados para acreditar que se tiene un volumen de ingresos suficientes como para acceder a una línea de crédito.
La otra opción es pedir un préstamo a un banco. La ventaja es que permite acceder de forma casi instantánea al dinero que hace falta para organizar el evento, el inconveniente es que lleva aparejados intereses. Habrá que tener los mismos en cuenta a la hora de calcular la rentabilidad del acto. Lo obtenido con él debe ser suficiente para devolver el dinero obtenido mediante préstamo y sus correspondientes intereses.
Además, si el evento no resulta ser tan exitoso como se esperaba, la empresa se quedará con una deuda.
Aunque la financiación externa mediante préstamos o créditos siempre está disponible, lo mejor es recurrir a otros tipos de financiación para eventos. En la medida de lo posible, el evento debería poder autofinanciarse a través de mecanismos como la venta de entradas y los patrocinios.
Otra forma de hacer una adecuada planificación financiera de tu evento puede ser la de asociarse con otras empresas similares del sector o con un interés común o convergente en el evento, de ahí las conocidas Agrupaciones de Interés Económico AIE, que permiten además de dividir el riesgo (y por tanto también los beneficios) acceder a deducciones fiscales por invertir en el sector cultural o de eventos públicos similares a los que se establecen por inversión en I+D.
