Cómo organizar un festival de música

La música en directo siempre ha sido un balón de oxígeno para el público, y un eficaz método de promoción y acercamiento entre músicos y fans. Saber cómo organizar un festival de música es imprescindible para poder tener éxito. Todos extrañamos aquellos tiempos en los que podíamos asistir a eventos en directo sin tener que preocuparnos de nada distinto a lo que ocurría en el escenario: especialmente, los festivales de música se han caracterizado por ser puntos de encuentro de grandes artistas y multitudes de fans, y estos son precisamente los grandes añorados en los tiempos que nos está tocando vivir.

Sin perder un ápice de optimismo sobre todo lo que está por llegar, vamos a compartir algunos tips sobre cómo organizar un festival de música. Porque tanto artistas como aficionados y staff estamos deseando recuperar aquella normalidad que tanto disfrutamos (y seguiremos disfrutando).

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El boom de los festivales de música en España (en la era pre-COVID)

Más allá de las evidentes implicaciones emocionales que surgen de la conexión entre el público y los artistas en los eventos en directo, las repercusiones económicas que han traído consigo los festivales de música son dignas de ser analizadas.

Cada año en España se celebran entre 800 y 900 eventos de este tipo, los cuales generan un volumen de negocio cercano a los 400 millones de euros. El impacto económico tradicionalmente ha estado dominado por el Mad Cool Festival, de Madrid con más de 60 millones en su edición de 2018, seguido del BBK bilbaíno con algo menos de 24 millones.

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Y más allá del dinero que mueven, cabe destacar la gran cantidad de artistas que pueden llegar a poblar los escenarios en uno solo de estos eventos: sin ir más lejos, el cartel de la edición 2019 del Primavera Sound de Barcelona incluyó casi 290 actuaciones diferentes.

Por su parte, la concentración de espectadores tampoco es un dato desdeñable: según datos también de 2019, la edición del Arenal Sound de Burriana (Castellón) reunió a 300 000 personas en el evento, seguido de cerca por el Medusa Sunbeach de Cullera (Valencia) con más de un cuarto de millón de asistentes.

¿Qué nos dicen estos datos? Que los festivales de música:

  1. Atraen mucho público
  2. Generan mucho negocio
  3. Sirven para que muchas bandas se den a conocer y/o se acerquen a sus seguidores.

Por consiguiente, la organización de festivales de música es un elemento central para garantizar el éxito de estos eventos, y así dar continuidad a una tradición que mueve e interconecta a tantas personas alrededor de la música.

 

Cómo organizar un festival de música

Los requisitos propios del festival

El punto central del festival va a girar en torno al booking o la contratación de los artistas invitados, los cuales traerán consigo un abanico de necesidades técnicas que hay que cubrir. Por otra parte, hay que tener en cuenta las características inherentes al festival, en cuanto a:

  • Carácter del evento. Formato de escenarios, rotación de artistas.
  • Duración y horarios. Tiempo estimado de cada actuación, número total de actuaciones y días que comprenderá el festival.
  • Segmentación del público. Definición del perfil tipo que asistirá al evento.

El recinto

También es preciso estudiar las características del recinto donde vaya a celebrarse el festival; a este respecto, los puntos a los que habrá que atender son:

  • Infraestructuras, como la disposición de la hostelería, zonas de descanso, servicios médicos o los aseos.
  • Configuración de accesos y pasillos de seguridad.
  • Herramientas de sonido, como altavoces, PA’s, mesas, cableado…
  • Iluminación del escenario y del propio recinto.
  • Ventilación y aire acondicionado, si se celebrase en un espacio cerrado.
  • Medidas de prevención de incendios, contando con un plan de evacuación en caso de emergencia y los dispositivos sanitarios necesarios.

 

El staff

El personal que trabaja en el evento se caracteriza por realizar un trabajo tanto organizativo como sobre el terreno, que a menudo pasa desapercibido, pero cuyo buen desempeño hace posible el festival.

No es tanto una cuestión de material y recursos económicos como de un equipo humano bien gestionado, con un organigrama bien definido y unas responsabilidades delimitadas.

 

La comunicación

Ningún festival tendrá éxito si no consigue captar la atención del público. Para ello es preciso poner en marcha un plan de marketing y llevarlo a cabo.

Se trata de comunicar el evento para alcanzar a todo aquel que sea susceptible de asistir, y esto incluye estrategias de segmentación y captación, así como la correcta elección de los mejores canales de difusión.

 

El presupuesto

Sirviendo como prueba de fuego que podría obligarnos a replantear todo el proceso, tocará hacer un análisis de la viabilidad económica del festival, es decir: a cuánto ascienden los costes que comprenden la inversión inicial y los gastos asociados, y calcular la recaudación necesaria para, al menos, cubrirlos.

A partir de este dato, se deducirá el número de personas que deberían asistir para garantizar la rentabilidad del evento.

 

La financiación

Si el precio que cada persona tendría que pagar por entrar al festival no está lo suficientemente bien posicionado, es probable que los potenciales asistentes rechacen la idea y no quieran pagar por ello.

En consecuencia, será necesario encontrar vías de financiación alternativas, tanto propias como externas: bancos, contratos de patrocinio, adjudicaciones, subvenciones, créditos ICO, crowdfunding

 

Las alianzas estratégicas

La organización de un festival de música no es solo del interés de los propios artistas o de la empresa promotora: también puede haber figuras involucradas a quienes les interese aportar su granito de arena para que el evento se celebre y que, por lo tanto, contribuirán a patrocinar el evento, dando un espaldarazo tanto promocional como financiero.

Hablamos, por ejemplo, de las autoridades locales de la localización del festival, debido a la gran cantidad de ingresos derivados de hostelería y restauración, o de entidades financieras que cooperen con vías de financiación y, a cambio, contribuyan a promocionar el evento.

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Estos son los puntos que consideramos de mayor importancia sobre cómo organizar un festival de música. A raíz de la complejidad de estos eventos y de la repercusión que tienen, tanto a efectos económicos como sociales y culturales, te recomendamos que contactes con una agencia especializada en producción musical como The Imagos. Y, poco a poco, todos volveremos a esa normalidad a la que cantó premonitoriamente Freddy Mercury: “The show must go on”.

 

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